Проектирование переговорных комнат

Неотъемлемой частью любого бизнеса являются переговоры. Хорошо оборудованная переговорная комната может напрямую повлиять на деятельность компании. Достижение успеха в переговорах часто зависит не только от хорошего предложения клиентам, но и от условий, в которых эти переговоры проводятся, начиная от удобных стульев и заканчивая экраном и звуковым сопровождением. Также переговорная комната используется для внутренних переговоров, при которых очень важно быстро и качественно передать различную информацию, изображения и схемы. В ходе диалога вам могут понадобиться разнообразные функции для более удобного понимания друг друга, начиная от отображения графиков на большом экране, или на индивидуальных экранах, на столах перед каждым участником, заканчивая продающим видео, демонстрируемого клиентам. Поэтому оснащение переговорной комнаты производится не менее тщательно, чем любые другие залы в офисе.

Оснащение переговорных комнат

Переговоры и совещания подразумевают постоянное и интенсивное общение между всеми участниками, поэтому качественная передача речи говорящего просто необходима. Если комната небольшая, эту задачу можно решить и без микрофонов, но если человек говорит очень тихо, с трансляцией звука могут возникнуть проблемы. Поэтому очень часто даже в маленькой комнате, удобно поставить микрофоны для переговоров.

Также важной задачей на совещаниях является демонстрация схем, видеоматериалов, презентаций, отчетов, которые должны быть доступны и понятны каждому участнику переговоров. Поэтому в данном случае большой экран позволит выводить детализированное изображение высокой четкости. Возможность загрузки и демонстрации необходимых материалов всем участникам процесса очень удобна. При этом сейчас набирает популярность такая функция, как вывод любого документа со своего устройства на большой экран напрямую без необходимости пересылать документ на почту или на съемный носитель. Таким образом, облегчается взаимодействие, и уходят лишние и ненужные действия.

Одним из важных моментов является интерактивность переговоров. Данный процесс можно обеспечить, используя системы конференцсвязи. При просмотре документов появляется необходимость вносить правки или менять какие-то демонстрируемые материалы. Без использования специального оборудования, данный процесс построен таким образом, что первый раунд переговоров становится, посвящен исключительно планам по изменению рассматриваемых документов, после чего берется тайм-аут на исполнение принятых решений, по истечении которого созывается второй раунд переговоров, на котором презентуются и обсуждаются внесенные изменения. Такая схема довольно громоздка, к тому же, велика вероятность, что после первого этапа изменений обсуждаемой документации потребуются следующие. Поэтому возможность рецензирования документа в режиме здесь и сейчас это важный функционал для переговорных комнат.

Форматы переговорных комнат

Переговорные комнаты очень похожи на конференц-залы, но с несколькими существенными отличиями, поэтому и формат данных комнат очень похож с той разницей, что переговорные комнаты редко делаются большими как конференц-залы, а чаще всего имеют компактный размер и в редких случаях подразумевает формат председателя-участников. Чаще всего переговорная комната имеет один длинный стол посередине, и с одной из сторон, которая будет удобна для всех участников совещания, ставится экран.

Если же установлен круглый стол в кабинете, то стоит обратить внимание на моторизированные дисплеи для таких переговорных, так как перед каждым из участников будет стоять свой экран, на котором можно будет посмотреть все материалы переговоров, внести изменения, если надо, и при этом полностью видеть всех участников процесса и с легкостью с ними общаться. В данном случае устанавливается конференц-система, которая обеспечивает максимальное удобство для переговоров.

Существуют компании, которые постоянно ведут переговоры с другими городами, странами и континентами. Поэтому здесь переговорная комната создана не только для совещания внутри офиса, но и для постоянного общения с клиентами за пределами его. В таком случае устанавливается видеоконференцсвязь. Она может быть установлена как для нескольких участников, так и для одного участника с одной стороны и одного с другой. Данный вид связи подразумевает передачу качественного изображения, голоса даже при нестабильном интернете, а также любую передачу документов по сети интернет, с возможностью интерактивных правок.

Виды оборудования для переговорных комнат.

Видеоборудование

Видеоборудование для переговорных комнат подразумевает под собой проекционный экран, дисплей или видеостену. Основная задача данного оборудования, это продемонстрировать собравшимся материалы для переговоров. Данные экраны отличаются между собой технологией схемы построения изображения и яркостью. И правильный подбор данного оборудования зависит от многих факторов, о которых можно прочитать здесь.

Звуковое оборудование

Звуковое оборудование включает в себя громкоговорители и микрофоны. Громкоговорители используются для полноценного звукового сопровождения демонстрируемых материалов, одинаково доступного всем участникам процесса. Они монтируются, как правило, под потолком или на стенах. Но также существуют и вид громкоговорителей, который может монтироваться как в стол, так и в потолок рядом с каждым участником совещания. В переговорных комнатах чаще всего используются микрофоны на подставке «гусиная шея», которые дают возможность фильтрации шумов и не дают посторонним звукам и телефонным помехам мешать в речи участника. Также в переговорных комнатах, при необходимости, используются микшерные пульты.

Видеоконференцсвязь

Для переговорных комнат, которые используются для междугородних совещаний необходимо приобретать видеоконференцсвязь. Она позволяет создать удобную коммуникацию удаленных участников, включающую в себя не только голосовую связь, но и видеосвязь. Отличие системы от распространённых систем интернет-телефонии в том, что специальное оборудование дает более стабильное соединение и улучшенное качество изображения.

Конференц-система

Иногда совещания, проводимые в переговорных комнатах, могут включать процедуру голосования или использовать синхронный перевод. В таких случаях необходимо оборудование конференц системы: специальные пульты синхронного перевода, или пульты голосования. Также конференц-системы используются в том случае, когда нужна четкая иерархическая структура участников переговоров или совещаний.

Решения для совместной работы

Системы для совместной работы имеют очень простой функционал, но при этом создают комфортные условия для легкой передачи и демонстрации документов и позволяют в режиме реального времени делать заметки касательно демонстрируемого документа. К данным устройствам подключается любой источник информации, будь то планшет, телефон, компьютер. Также данное устройство обеспечивает хорошую стабильность работы, вне зависимости от количества участников и качества каналов связи.

Моторизированные экраны.

Моторизированные дисплеи во многом определяют имидж переговорных комнат, они выдвигаются из стола, по желанию, и убираются обратно. Но это не единственное преимущество данного вида оборудования, очень часто оно необходимо при использовании переговорной комнаты, в формате «круглый стол», для того, чтобы любой участник мог смотреть на экран перед собой и видеть демонстрируемые документы, а не искать главный экран, особенно если участник сидит к нему спиной. При этом, в тот момент, когда монитор уже не нужен, он может быть убран в стол, и пространство, которое занимал монитор полностью освобождается и его можно использовать для других нужд.

Если Вам необходимо разработать комплексное решение переговорной комнаты, то наша команда готова Вам помочь! Обратившись по телефону 8 (812) 606-74-84, Вы сможете получить полную информацию по переговорным комнатам. Наша компания работает на территории всей России.